As reuniões podem ser uma oportunidade para reunir um grupo diversificado de colaboradores para discutir planos para um projeto ou melhorias em um negócio. Embora as reuniões possam oferecer oportunidades, se não forem gerenciadas de maneira eficaz, elas podem desperdiçar o tempo dos participantes.

Embora as reuniões possam ser uma estratégia e um processo útil para compartilhar o progresso do trabalho e conectar-se a outras pessoas, reuniões excessivas e mal administradas podem ter como efeito negativo a baixa na produtividade e na motivação dos funcionários. Quem não se esforçou para ficar acordado durante uma reunião de três horas que poderia ter sido resolvida com um e-mail, ou que deixou todo o departamento se perguntando qual era o ponto?

Pensando nisso, aqui estão alguns passos rápidos para conduzir uma reunião produtiva e garantir que suas reuniões não sejam gastadoras de tempo.

1. Estude o objetivo

Quantas vezes você foi a uma reunião com apenas uma descrição vaga do que seria tratado e sentou-se em uma discussão sem fim à vista? As reuniões mais eficazes são aquelas em que os objetivos são claros. Uma simples declaração do que você espera alcançar pode reduzir em média 17 minutos de sua reunião. Uma agenda básica, previamente compartilhada com qualquer documento relevante, mantém todos no caminho certo.

O trabalho de um líder começa antes dos participantes se reunirem. Líderes de projetos ou reuniões podem desenvolver materiais para os participantes que definam o propósito da reunião, forneçam informações básicas e estabeleçam uma agenda. A distribuição dos materiais aos participantes da reunião antes da primeira sessão dá aos participantes a oportunidade de ler as informações básicas e se preparar para a reunião. Os líderes devem escolher um horário para a reunião que seja conveniente para todos os membros da equipe e estabelecer um limite de tempo estrito. A reunião deve ser longa o suficiente para cumprir os itens da agenda e suficientemente curta para manter a equipe focada.

Vamos começar com a parte mais importante de uma reunião produtiva: a pauta da sua reunião. A maior parte do tempo que você passa em uma reunião deve ser gasto antes mesmo de entrar na sala.

Comece definindo por que você deseja realizar sua reunião. Uma reunião é necessária? Ou você pode comunicar sua mensagem através de outras formas, como mensagens instantâneas?

Por exemplo, uma reunião é necessária se o resultado for:

  • Para obter informações de seus colegas de trabalho;
  • Para pedir aprovação;
  • Para passar informação.

Se a reunião for necessária, determine o que você deseja alcançar com ela. Na verdade, a chave para uma reunião produtiva é ter um propósito claro. Use algumas palavras em uma frase para descrever o objetivo da reunião.

Em seguida, você precisa planejar a reunião. Crie um roteiro da reunião extremamente focado e acionável. Não permita qualquer espaço de manobra – a reunião será apenas sobre os itens pautados.

Caso contrário, você pode transformar sua reunião de trabalho em algo mais parecido com um evento social e com pouco conteúdo relevante. E muito importante: seja específico sobre os itens que você inclui na programação da reunião. Em vez de listar tópicos vagos, adote observações e perguntas.

Por exemplo: em vez de listar “atualizações de mídia social”, diga “Quais atualizações publicaremos nas plataformas XYZ e qual será o prazo para nossas atualizações?”

Você também pode listar coisas que você não quer discutir durante a reunião. Apenas para garantir que todos estejam engajados com o objetivo da reunião. Antes da reunião, envie a descrição completa da pauta para os participantes. Explique claramente o propósito da reunião, bem como detalhes de onde será realizada.

2. Limite de participantes

Como uma das empresas mais bem-sucedidas do mundo, o Google pode nos ensinar uma coisa ou outra sobre reuniões produtivas. Uma delas é limitar o número de participantes que você convida para sua reunião. O Google é famoso por não permitir mais de 10 pessoas em uma reunião.

Ao limitar os participantes e apenas convidar pessoas importantes, você garante que sua reunião permaneça estruturada e alcance o resultado desejado.

Caso contrário, você corre o risco de reunir um monte de pessoas que não têm nenhuma contribuição clara e que poderiam estar trabalhando mais produtivamente em suas tarefas regulares.

Você pode ter pessoas em sua empresa que não precisam estar presentes na reunião, mas ainda necessitam ser atualizadas sobre os resultados. Para manter essas pessoas informadas, basta enviar um memorando antes e depois da reunião para manter todos alinhados ao que foi discutido.

Pode haver pessoas que devem comparecer à reunião para darem suas opiniões, mas não precisam ficar para a tomada de decisões. Você pode permitir que esses participantes saiam depois de apresentarem seus pontos ao grupo se a presença deles não for mais necessária.

3. Mantenha as reuniões tão curtas e concisas quanto possível

Qual é a duração ideal da reunião? Boa pergunta. Primeiro, vamos dar uma olhada na lei de Parkinson.

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A lei de Parkinson dita que “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Isso vale para as reuniões.

Se você agendar uma reunião de 60 minutos, é provável que você e seus colegas de trabalho consumam esse tempo. Obviamente, isso significa que você não está usando seu tempo de forma produtiva.

Em vez disso, opte sempre por manter suas reuniões tão breves e concisas quanto possível. Dessa forma, você garante que sua agenda seja mantida concentrada e livre de desordem. Idealmente, você deve agendar apenas reuniões de 15 minutos.

E, nesse caso, faça uma pequena pausa na metade da reunião para garantir que você tenha a atenção total de seus colegas de trabalho durante a reunião.

Se você limitou o número de participantes e seus colegas fizeram o dever de casa antecipadamente, você não precisará de mais tempo.

4. Atenha-se à sua pauta principal

Você tem sua pauta definida. Agora você precisa ter certeza de que as pessoas realmente a seguirão. Para evitar distrações durante sua reunião, verifique com seus colegas de trabalho se há outros itens que precisam ser discutidos. Se sim, inclua esses itens na programação da reunião.

Como as reuniões produtivas precisam ser planejadas com antecedência, os participantes devem preparar suas apresentações, análises e levantar suas dúvidas antes da “reunião real” acontecer. Para ajudá-los no planejamento, disponibilize os tópicos da sua reunião digitalmente alguns dias antes.

Você pode até pedir aos participantes que enviem um breve resumo de suas contribuições para você. Dessa forma, você terá uma visão geral completa da sua reunião. Para garantir que não haja distrações, agende um determinado período de tempo para cada item / ou pessoa na sala. Esclareça estes limites de tempo para que os participantes possam fazer suas contribuições de forma mais concisa possível.

5. Encerre sua reunião com itens de ação

Por último, mas não menos importante, certifique-se sempre de que sua reunião tenha um resultado claro. Use os últimos minutos para recapitular o que foi dito.

Sua reunião deve terminar com as seguintes perguntas:

  • Quais são os próximos passos?
  • Quem é responsável por eles?
  • Qual é o período de tempo?

Use 30 segundos por participante da reunião para garantir que todos tenham uma resposta para essas três perguntas.

Dessa forma, é fácil concluir a reunião. Você também garante que todos estejam cientes de suas responsabilidades e sejam responsáveis ​​perante os outros participantes da reunião.

Ao finalizar, envie um resumo da ata com os itens de ação específicos que você discutiu no final da reunião. Dessa forma, você garante que o resultado seja alcançado.

Conclusão: comece hoje a realizar reuniões eficazes e produtivas

Agora você sabe o que faz uma reunião produtiva. E para implementar o que você aprendeu, comece a esboçar diretrizes de reunião para toda a organização.

Por exemplo: crie um modelo de agenda para que todos em sua organização tenham as ferramentas para planejar reuniões produtivas e torná-lo um procedimento padrão para os participantes acompanharem seus itens de ação. Seus colaboradores agradecerão por isso.

Comece a aumentar a produtividade dos funcionários de sua empresa hoje!  Coloque em prática esses passos nas próximas reuniões, e você começará a ver a produtividade dos colaboradores em ascensão.

Como você cria um ambiente produtivo no trabalho? Compartilhe suas melhores dicas nos comentários abaixo! Quer mais ideias sobre como melhorar a produtividade no local de trabalho? Conheça os cursos e treinamentos desenvolvidos na Dale Carnegie.

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