Alcançar uma posição de liderança não significa que você deve fazer tudo sozinho. Mas significa que você ficou realmente bom para identificar quais são as pessoas mais adequadas para enfrentar uma tarefa ou projeto e capacitá-los para fazê-lo.

Além disso, quando você sabe delegar com eficiência, as pessoas que trabalham para você conseguem desenvolver novas habilidades e obter conhecimento, o que os prepara para o crescimento e  mais responsabilidades no futuro.

Mas, se você tem dificuldades quando o assunto é delegação, não se preocupe, delegar tarefas é uma habilidade que, como qualquer habilidade, pode ser aprendida e melhorada ao longo do tempo. Coloque estas dez regras básicas em prática e observe a eficiência da sua equipe crescer:

Delegar tarefas é uma habilidade que, como qualquer habilidade, pode ser aprendida e melhorada ao longo do tempo.

1. Desapegue!

O maior problema que a maioria dos novos gestores e líderes enfrentam é a incapacidade de desapegar de uma tarefa. Muitas vezes, temem que ninguém mais tenha as habilidades necessárias para executar o trabalho efetivamente.

Por isso, como prioridade, você precisa aprender a deixar ir a tarefa e a preocupação excessiva. Comece pequeno, delegando apenas as tarefas mais simples, e gradualmente avance para as mais complexas.

Pois, como disse Dale Carnegie, considerado um dos autores mais influentes no mundo dos negócios do século XX, “Poderíamos provavelmente banir 90% de nossas preocupações agora se parássemos de nos preocupar por tempo suficiente para descobrir se, pela lei das probabilidades, há alguma justificativa para a nossa preocupação.”

2. Estabeleça um sistema de prioridade

Como parte do processo de ativação, comece a desenvolver um sistema de prioridade para tarefas. Claro, esse sistema variará com base em sua experiência,  o tipo de empresa e os tipos de tarefas,  mas crie pelo menos quatro categorias, de acordo com o grau de esforço e o grau de habilidade que uma tarefa requer.

A categoria mais qualificada deve conter tarefas que você mantenha em sua responsabilidade, enquanto que as categorias menos qualificadas podem ser atribuídas a outras pessoas.

O grau de esforço deve dizer-lhe quais tarefas são mais importantes para delegar – por exemplo, dar a outra pessoa a responsabilidade por uma tarefa de alto esforço e de baixa habilidade irá poupar muito tempo.

3. Explique por que você está delegando

Isso realmente ajuda quando você fornece um contexto para o porquê você está atribuindo uma responsabilidade a alguém.

Quando você seleciona as pessoas para delegar, diga-lhes por que você as escolheu especificamente, e como você espera que isso ajude a crescer. Ajude-os a ver cada tarefa delegada como uma oportunidade de assumir mais responsabilidades ou desenvolver novas habilidades.

4. Jogue com os pontos fortes da sua equipe

Como líder, você terá que aprender as sutilezas dos seus companheiros de equipe. Você deve conhecer os pontos fortes e fracos de cada indivíduo, incluindo suas habilidades atuais e potenciais.

Ao delegar, dê uma olhada em sua equipe e atribua tarefas para quem tem o maior número de habilidades relevantes para executar o trabalho. Parece uma escolha óbvia, mas muitos líderes delegam a quem tem a carga de trabalho mais leve ou é o mais conveniente.

Também é importante ser consistente. Por exemplo, delegar o mesmo tipo de tarefas ao mesmo indivíduo aumentará eventualmente a capacidade desse indivíduo para resolver essas tarefas.

5. Sempre inclua instruções

Mesmo que o processo da tarefa pareça óbvio para você, certifique-se de incluir instruções com cada tarefa que você delegar. Se você tiver preferências específicas sobre como a tarefa será realizada, inclua essa informação. Se você tiver um prazo ou marcos rigorosos seja claro sobre eles.

Banner E-book Dale Carnegie

Banner E-book Dale Carnegie

Incluindo detalhes e instruções diretas irá evitar a maioria das lacunas de comunicação e permitirá que suas tarefas sejam executadas de forma eficaz.

6. Forneça recursos e treinamento

Certifique-se de que, quando você delega uma tarefa a alguém, a pessoa encarregada possua as ferramentas, treinamento e as habilidades necessárias para completar a missão de forma bem sucedida.

Por exemplo, uma boa regra de treinamento é “Eu faço, nós fazemos, você faz” (ou seja, me veja fazer isso, então vamos fazer isso juntos, agora você tenta sozinho).

Eu faço, nós fazemos, você faz

7. Não tenha medo de ensinar novas habilidades

Faltar alguém em sua equipe com a capacidade de executar uma determinada tarefa que está em sua lista não significa que o trabalho não pode ser delegado. A maioria das habilidades pode ser aprendida – algumas mais facilmente do que outras -, por isso não tenha medo de ensinar como parte do processo de delegação.

Embora a atribuição de suas primeiras tarefas levará mais tempo (uma vez que você precisará treinar o colaborador escolhido), considere um investimento. Ao transferir essas habilidades, você estará abrindo a porta para atribuir todas as tarefas similares a esse indivíduo no futuro, economizando mais tempo do que você gastou no ensino.

8. Confie, mas verifique!

Uma vez que uma tarefa é delegada, confie em seu companheiro de equipe para executá-la em seus próprios termos. Afinal, outra pessoa pode completar uma tarefa de forma diferente do que você faria.

No entanto, não tenha medo de ocasionalmente intervir e verificar se a tarefa está se movendo conforme planejado. Isso incentiva mais confiança e respeito dentro de sua equipe e ajuda a evitar quebras na comunicação ou na compreensão.

9. Use o feedback para melhorar a delegação

O feedback é a parte mais importante do processo de delegação, e funciona de ambos os modos. Se o colaborador obter um bom trabalho com uma tarefa que você atribuiu, ofereça elogios sinceros. Se por acaso falhar, não tenha medo de lhes oferecer uma apreciação construtiva.

Por outro lado, convide seus colaboradores para que compartilhem seus pensamentos sobre como você está delegando – é uma chance crítica para determinar se você está fornecendo informações suficientes ou se você está atribuindo as tarefas certas às pessoas certas.

10. Confie naqueles a quem você delega

Sempre comece com a confiança. Juntamente com a confiança, você também tem que dar às pessoas a quem você delega a chance de fazer um trabalho por sua conta. Claro que o trabalho deve ser bem executado, mas o seu caminho ou a estrada não é o único caminho certo.

Além disso, ouça e observe. Assimile os traços, os valores e as características das pessoas da sua equipe, assim você conseguirá delegar as tarefas certas para os perfis adequados, com maior garantia de sucesso.

Aprendeu a delegar, que tal começar a passar o bastão?

A delegação nem sempre é fácil, e o processo nem sempre é claro, mas quanto mais cedo você começar, mais cedo você desenvolverá a experiência para fazê-lo efetivamente. Perceba que o processo nunca será perfeito, mas aprenda com suas experiências e faça ajustes contínuos para melhorias.

Como dissemos ao longo do texto, a delegação também pode ser um sinal claro de que você confia nas capacidades e habilidades de seus subordinados. E os colaboradores que sentem que são admirados tendem a ter um maior nível de compromisso com seu trabalho, sua organização e, especialmente, pelo seu gestor.

Então não tenha medo de passar o bastão. E se você sentir interesse em aprimorar ainda mais suas habilidade de delegação, entre em contato conosco. E entenda como Dale Carnegie desenvolveu suas obras e treinamentos em cima de alguns pilares fundamentais para relações humanas que incluem a capacidade de confiança e comunicação tão claras a quem deseja aprender a delegar com eficiência.

ILA 2019