Gerenciamento de Tarefas: um grão de areia de cada vez

Nem sempre é fácil manter o equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional. E isso parece ser ainda mais desafiador nos dias de hoje, onde muitas pessoas estão trabalhando em home office e os aspectos “casa” e “trabalho” parecem se tornar indissociáveis. Entretanto, essa separação pode ficar mais clara se houver o correto gerenciamento de tarefas. 

A ansiedade costuma ser um problema frequente entre aqueles que relatam ter dificuldade em fazer essa gestão. Na busca de resolver muitas coisas simultaneamente, o fim do dia chega e nem sempre a lista de tarefas foi cumprida. Isso, claro, alimenta ainda mais o estresse, o que se transforma, facilmente, em um círculo vicioso. 

Você sente que precisa melhorar o seu gerenciamento de tarefas para ter uma vida, tanto pessoal quanto profissional, mais tranquila? Então, este artigo é para você. Nele, vamos falar como driblar a ansiedade organizando seus afazeres e, claro, sugerir como você poderá colocar isso em prática. Continue lendo! 

Aprenda a olhar para suas tarefas como grãos de areia 

No livro “Como evitar preocupações e começar a viver”, do autor norte-americano Dale Carnegie, há uma analogia interessante entre as tarefas a fazer e os grãos de areia de uma ampulheta. Carnegie narra o depoimento de Ted Bengermino, um jovem oficial do exército que exercia uma função bastante desgastante para a mente: era o responsável por catalogar os mortos, feridos e hospitalizados, além de reunir os pertences desses e enviá-los às famílias. Após certo tempo de serviço, estava em frangalhos: magro, abatido e deprimido.  

Bengermino conta que as preocupações consumiam-no: estava inquieto quanto ao trabalho que realizava, com medo de cometer algum erro; afligia-se quanto a sua própria resistência e sobre quanto tempo ainda conseguiria aguentar. Acabou sendo dispensado e, ao consultar-se com um médico, recebeu um conselho que mudaria para sempre sua vida: “um grão de areia de cada vez… Uma tarefa de cada vez”. 

Disse-lhe o médico: “quero que você pense na sua vida como se fosse uma ampulheta. Você sabe que há milhares de grãos de areia no alto da ampulheta e que eles passam lenta e regularmente pelo estreito canal que há no meio. Nada que você e eu pudéssemos tentar faria com que mais de um grão passasse pelo canal sem estragar a ampulheta. Começamos, pela manhã, tendo centenas de afazeres, mas, se não tomarmos um de cada vez e não os deixarmos passar, lenta e regularmente através do dia, como os grãos de areia passam pelo canal da ampulheta, então, estamos destinados a romper a nossa própria estrutura física e mental”. 

A lição que podemos tirar disso está bem clara: realizar mais de uma tarefa é o mesmo que forçar o canal da ampulheta a passar mais de um grão de areia por vez. E, como dito pelo médico, isso pode nos custar, inclusive, problemas de saúde, tanto físicos quanto mentais. 

O que a ciência tem a dizer 

De fato, conseguimos realizar duas tarefas ao mesmo tempo, mas com uma condição: uma delas deve ser automática. Cantar enquanto dirige ou ouvir música durante o trabalho são ótimos exemplos. Agora, se as duas atividades exigirem atenção, a alternância do foco pode prejudicar o desempenho de ambas. Ou seja: quem tenta fazer tudo ao mesmo tempo, não consegue fazer nada com qualidade. 

Quem explica isso é o neurocientista francês Jean-Philippe Lachaux, pesquisador do Laboratório de Pesquisas Cognitivas do Inserm(Instituto Nacional de Saúde e Pesquisa Médica). Ele e sua equipe se dedicam a estudar os mecanismos da atenção, especialmente, os neurônios envolvidos no processo. Segundo ele, para conseguir realizar duas atividades intelectuais ao mesmo tempo, o cérebro precisaria utilizar a mesma rede neural em ambas, o que é fisiologicamente impossível.  

No caso das tarefas simultâneas, mas onde uma delas é automática, as redes utilizadas são diferentes, o que torna possível dirigir e cantar ao mesmo tempo. Enquanto isso, as que exigem concentração total, como uma reunião importante ou a elaboração de um relatório, necessitam de atividade mental prolongada. E, quando você se distrai, precisa começar tudo de novo. De acordo com Lachaux, alternar a atenção causa uma “fragmentação da cognição”. 

Então, um bom começo é quebrar o mito de ser “multitarefa”. Até porque o estresse causado por isso aumenta os níveis de dopamina, hormônio diretamente ligado à atenção. 

Como começar o seu gerenciamento de tarefas 

Você já entendeu que não dá para fazer tudo ao mesmo tempo, certo? Mas, deve estar se perguntando como colocar isso em prática, uma vez que os estímulos que chegam são muitos e a agilidade na realização de tarefas tem sido cada vez mais cobrada. 

Selecionamos algumas sugestões que facilitarão o seu gerenciamento de tarefas. Acompanhe. 

Utilize a tecnologia a seu favor 

Não dá para negar que o smartphone é responsável por “roubar” a atenção de muita gente. Além do mais, a internet tem sido outra ferramenta que vem borrando a linha que separa a vida pessoal do trabalho. Você vai ler um e-mail profissional e já percebe as mensagens nos grupos de amigos. Ou então, vai se distrair um pouquinho nas redes sociais e logo recebe uma mensagem relacionada ao trabalho. 

Embora seja sempre recomendado limitar o uso de celulares e computadores, é possível fazer com que a tecnologia o ajude no gerenciamento de tarefas. São diversos os apps e sites voltados para a organização diária. Alguns exemplos são o Trello, Todoist e Evernote, todos gratuitos e bastante intuitivos. 

Coloque suas tarefas em compartimentos “hermeticamente fechados” 

Este é mais um conselho que Carnegie traz no livro. Viver em “compartimentos hermeticamente fechados” significa esquecer o ontem e não se preocupar com o amanhã. Afinal, você só pode fazer algo relacionado ao hoje, ao agora. 

Isso pode também se aplicar ao gerenciamento de tarefas. Ao iniciar uma, feche-a hermeticamente, de forma que nada possa desviar a sua atenção. Permaneça na atividade até terminá-la. Para ajudá-lo, algumas extensões no seu navegador podem bloquear o acesso a sites que possam distraí-lo, como o StayFocusd. O Pomodoro ajuda também a manter a concentração, oferecendo 5 minutos de descanso para cada 25 minutos de foco ininterrupto. 

Conheça os seus limites 

Entupir a lista de afazeres irá trazer apenas uma consequência: frustração. Seja realista quanto ao que você pode realizar. Para isso, o primeiro passo é dividir as tarefas de acordo com a sua ordem de prioridade e se questionar, honestamente, sobre a possibilidade de executá-las.  

Um grande projeto, por exemplo, exigirá bastante tempo e foco, portanto, é ingênuo pensar que irá terminá-lo em um único dia. Ao fazer o gerenciamento de tarefas e identificar o que deve ser feito, você pode dividi-lo em partes para torná-lo menos maçante e possibilitar mais tarefas ao longo do dia. 

Outra sugestão interessante é não “apertar” demais as tarefas e planejar seu dia com algumas folgas entre elas. Pode até ser que você consiga realizar 10 atividades diferentes no mesmo dia, uma seguida da outra, mas… qualquer imprevisto pode fazer com que a conclusão de uma delas seja adiada. E, mais uma vez, a frustração por não cumprir o estipulado pode aparecer. Lembre-se: nem tudo está sob o seu controle! 

Gostou de saber como o gerenciamento de tarefas pode te permitir trabalhar e viver melhor? Então, você também irá gostar o artigo Gestão do tempo e controle do estresse: como trabalhar melhor em momentos de incerteza. Em caso de dúvidas, envie uma mensagem para nossa equipe.