Uma pesquisa da fabricante de softwares norte-americana Workfront mostrou que apenas 39% do tempo do expediente é usado para… trabalhar. Sim! 61% do tempo dos entrevistados é sugado pela procrastinação no trabalho. A sua equipe também anda dando sinais de que algo não anda bem com a produtividade? Antes de proibir o smartphone durante o expediente, recomendamos que leia este artigo até o final.

A procrastinação não é nenhuma novidade e sempre vai existir no ambiente de trabalho. Mesmo que você ocupe um cargo de liderança e saiba da importância de ensinar pelo exemplo, já deve ter adiado uma tarefa em 5 minutinhos para poder conferir as notificações do celular. Mas, estamos longe de julgar as escapadinhas.

Elas, na verdade, são necessárias. O cérebro consegue manter a atenção ininterrupta por apenas 90 minutos, por um motivo bastante humano: cansaço. Ele armazena e utiliza glicose para funcionar e, após esse tempo, é preciso uma pausa para que esse “estoque” se renove. Então, 8h de trabalho intenso é utopia.

Mas, e como encontrar o equilíbrio e fazer com que as pausas não se estendam além da necessidade de recompor o cérebro? O primeiro passo é entender o que é e quais as razões para a procrastinação no trabalho existir.

Os 4 pilares da procrastinação

Pesquisadores da University of Calgary estudaram a fundo a procrastinação no trabalho. Em todos os casos onde os entrevistados admitiam procrastinar, perceberam que 4 fatores eram comuns nos relatos: tarefas de baixo valor, expectativa de dificuldade, medo de errar e personalidade de procrastinador.

Entenda melhor cada um dos 4 pilares da procrastinação no trabalho.

Tarefas de baixo valor

São aquelas que o colaborador olha e pensa que resolve rapidinho, então, sem problemas dar uma checada nos e-mails pessoais, certo? Justamente as tarefas mais rotineiras são as com maiores chances de serem engolidas pela procrastinação no trabalho. Trabalhos considerados chatos, que não exigem envolvimento e aquelas que não desafiam são os que podemos chamar de “tarefas de baixo valor”.

Expectativa de dificuldade

O trabalho ainda nem começou e o colaborador já joga a toalha declarando que não vai conseguir. Tarefas que causam a impressão de serem muito difíceis são fortes candidatas a ficarem para depois.

Medo de errar

A insegurança é outro fator causador da procrastinação. O medo de errar, de decepcionar e de se ver capaz de falhar faz com que, mesmo que inconscientemente, a tarefa em questão comece a ser adiada.

Personalidade procrastinadora

Não dá para fugir da personalidade e, em algumas pessoas, a procrastinação é um traço significativo. Nem sempre isso é ruim: uma dose moderada de procrastinação pode ser sinal de que o colaborador é um “preguiçoso eficiente”, uma característica bem visível em empreendedores inovadores.

A procrastinação nem sempre é o problema em si, mas sim o sintoma de que algo muito maior não vai bem. Seja característica pessoal, problemas de relacionamento no trabalho ou falta de engajamento com a organização, a procrastinação custa muito aos cofres das empresas, mesmo que de forma indireta.

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O papel dos líderes e gestores para evitar a procrastinação no trabalho

Ao observar os 4 pilares fundamentais da procrastinação no trabalho, você já deve ter percebido que o papel do líder e do gestor é de suma importância para acabar com o problema. E, mesmo quando a origem é pessoal, seja por insegurança ou ansiedade, também é possível o envolvimento dos superiores, utilizando a empatia para ajudar o colaborador a superar esse mal.

Conheça algumas atitudes que você pode tomar para ajudar sua equipe a evitar a procrastinação no trabalho.

Estabeleça metas claras e de curto prazo

Esta atitude acaba com a expectativa de dificuldade. Ao estabelecer claramente quem é responsável pelo que e determinar prazos para o cumprimento das etapas, você responsabiliza os colaboradores pela execução. Essa é uma ótima forma de fazer com que os procrastinadores se envolvam pelo trabalho, uma vez que, em pouco tempo eles verão a conclusão de uma tarefa.

Dividir grandes trabalhos em pequenas tarefas ajuda a gerenciar melhor o tempo e a vencer a procrastinação, fazendo a equipe a encarar de frente as responsabilidades.

Esteja por perto

Seja aquele que delega, não aquele que “delarga”. Isso quer dizer que o líder também é responsável pelo cumprimento das etapas. Como? Acompanhando a equipe de perto. Apenas informar o prazo e o trabalho a ser feito pode disparar o gatilho da ansiedade no colaborador caso ele se depare com alguma dúvida, por exemplo.

Como vimos, o medo de errar é um dos pilares da procrastinação no trabalho. Portanto, é papel do líder ou gestor passar segurança para a execução das tarefas. Acompanhe o desenvolvimento dos trabalhos e esteja próximo daqueles que já mostram alguma tendência à procrastinação. Não de forma ameaçadora, mas de maneira construtiva, colocando-se à disposição e auxiliando no desenvolvimento do trabalho.

Conheça as pessoas com quem trabalha

Ter uma equipe exige que o líder a veja não apenas como uma unidade, mas uma reunião de pessoas, diferentes entre si. Como você viu acima, existem pessoas que têm uma personalidade mais propensa à procrastinação. Esse é um traço individual e pode ser que nenhuma iniciativa surta efeito.

Neste momento, é preciso que o líder avalie o caso individualmente: você percebe que o colaborador dá algumas espiadinhas nas redes sociais, mas os prazos são cumpridos e a qualidade do trabalho se mantém? Talvez, esse seja o “funcionamento” desta pessoa em particular.

A única maneira que se tem de saber qual a raiz da procrastinação no trabalho é conhecendo as pessoas com quem você trabalha. Ela pode ter diferentes razões e, como dito, pode ser sintoma de um problema maior. Entretanto, independentemente do que leva um colaborador a procrastinar, o seu superior direto pode intervir e auxiliá-lo a superar essa dificuldade.

Ter inteligência emocional para conseguir conduzir a equipe e extrair dela os melhores resultados é uma das características que grandes líderes têm em comum. E, já que  você chegou até aqui, continue investindo no seu desenvolvimento como líder e envie-nos uma mensagem.

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